Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Lucidimo offre une plateforme web de gestion d’immeubles locatifs pour les propriétaires, les investisseurs et les compagnies de gestion du Québec : suivi des loyers, rappels, lecture des avis de virement Interac, renouvellements de bail, entretien, échéances, Relevés 31, fin d’année fiscale et analyse du marché (le « Service »).

Cette politique s’applique au site lucidimo.ca, à l’application (tableau de bord) et aux pages remises aux locataires et aux propriétaires (demande d’entretien, consentement au Relevé 31, approbation par lien). Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

2. Nos rôles : responsable ou mandataire

• Vos renseignements de compte (inscription, profil, abonnement) : Lucidimo en est responsable.
• Les renseignements que vous saisissez sur vos immeubles et vos locataires : vous, le propriétaire ou la compagnie de gestion, en êtes responsable. Lucidimo agit comme mandataire : elle les traite uniquement pour vous fournir le Service, selon vos instructions, et ne les utilise à aucune autre fin.

Il vous appartient d’informer vos locataires de l’utilisation de leurs renseignements et d’obtenir, au besoin, leur consentement, par exemple pour l’envoi du Relevé 31 par courriel.

3. Renseignements recueillis

Renseignements de compte

• Courriel et mot de passe. Le mot de passe est géré par notre fournisseur d’authentification ; Lucidimo n’y a jamais accès en clair.
• Profil : type de compte (propriétaire, investisseur ou compagnie de gestion), nom, nom de la société, téléphone, adresse et, si vous les indiquez, vos objectifs d’investissement.
• Abonnement : forfait, statut, dates de facturation et identifiant client chez le fournisseur de paiement. Aucun numéro de carte.
• Collaborateurs invités : courriel et niveau d’accès (gestion ou consultation).

Renseignements sur vos immeubles

• Immeubles et logements : adresse, caractéristiques, loyers, statut, baux, prix d’achat, financement et taxes.
• Transactions, dépenses, échéances, entretien, relevés de gestion et honoraires.

Renseignements sur les locataires (saisis par vous ou par le locataire)

• Nom, courriel et téléphone ; loyer, paiements reçus et soldes ; rappels envoyés et leur statut de livraison.
• Avis de virement Interac que vous nous transférez : montant, date, nom de l’expéditeur et message du virement.
• Demandes d’entretien : nom, coordonnées, description du problème, disponibilités et permission d’entrer.
• Renouvellements de bail : contenu de l’avis, date de remise et réponse du locataire.
• Relevé 31 : nom, adresse du logement et, s’il y consent, courriel pour l’envoi électronique, avec la preuve de consentement.

Propriétaires qui approuvent une dépense par lien

• Décision (approuvée ou refusée), commentaire et date.

Renseignements techniques

• Journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité : date et heure, type d’action, erreurs. Nos journaux n’enregistrent ni les adresses courriel des locataires, ni le contenu des messages.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Créer et gérer votre compte, vos accès et ceux de vos collaborateurs.
• Fournir le Service : suivi des loyers, rappels, rapprochement des virements Interac, avis de renouvellement, entretien, échéances, rapports, Relevés 31 et classement fiscal (T776, TP-128).
• Envoyer les courriels que vous déclenchez ou programmez (rappels, avis, suivis d’entretien, relevés) et les avis liés à votre compte.
• Facturer votre abonnement et appliquer les fonctions incluses dans votre forfait.
• Assurer la sécurité du Service, prévenir les abus et corriger les erreurs.
• Respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.

Nous n’utilisons pas vos renseignements, ni ceux de vos locataires, pour de la publicité, du profilage commercial ou la revente. Nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

5. Consentement

En créant un compte, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Les communications facultatives, comme l’infolettre (deux articles par semaine, le mardi et le jeudi, sur la gestion et l’investissement locatif), demandent un consentement distinct : une case à cocher à l’inscription ou dans votre profil. Chaque infolettre contient notre adresse postale et un lien de désabonnement en un clic, et vous pouvez aussi la décocher dans votre profil.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Certaines fonctions pourraient alors ne plus être offertes, et nous pourrions devoir conserver certains renseignements pour respecter la loi (voir la section 9).

6. Fournisseurs et communication des renseignements

Nous ne vendons aucun renseignement. Nous les communiquons seulement aux fournisseurs nécessaires au Service, liés par contrat à la confidentialité, et seulement dans la mesure nécessaire :

La liste à jour de nos fournisseurs est disponible sur demande à contact@lucidimo.ca.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, par exemple sur demande d’une autorité compétente, ou dans le cadre d’une transaction commerciale (vente ou fusion), sous réserve d’ententes de confidentialité.

À l’intérieur du Service, vos renseignements sont visibles seulement par vous et par les collaborateurs que vous invitez. Les collaborateurs en consultation ne voient pas les courriels des locataires.

7. Communication hors du Québec

Certains de nos fournisseurs (hébergement infonuagique, paiement, courriels et intelligence artificielle) peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces endroits.

Avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec, Lucidimo évalue les facteurs relatifs à la vie privée exigés par la loi (sensibilité des renseignements, finalité, mesures de protection et régime juridique applicable). Elle s’assure, par contrat, que ces renseignements bénéficient d’une protection adéquate.

8. Intelligence artificielle et décisions automatisées

L’Optimiseur de loyers IA produit des estimations indicatives sur les loyers du marché et les rénovations, à partir des caractéristiques de l’immeuble. Ces estimations aident à la décision. Aucune décision concernant une personne (locataire ou utilisateur) n’est prise par un traitement exclusivement automatisé : c’est toujours le propriétaire ou le gestionnaire qui décide.

Le calcul d’augmentation selon la méthode du Tribunal administratif du logement est un calcul arithmétique que vous vérifiez avant d’envoyer un avis. En cas de désaccord, le Tribunal fixe le loyer.

9. Conservation et destruction

• Les renseignements sont conservés tant que votre compte est actif et que vous en avez besoin pour le Service.
• Vous pouvez supprimer en tout temps un immeuble, un logement ou un contact de locataire depuis l’application.
• Compte inactif : un compte sans aucune connexion depuis 24 mois est supprimé avec ses données. Nous vous écrivons 30 jours, puis 7 jours avant la suppression ; il suffit de vous connecter pour garder votre compte. Les comptes ayant un mandat de gestion actif ne sont pas concernés.
• Immeubles gérés par Gestion Lucidimo : pendant le mandat, l’équipe de Gestion Lucidimo a accès à votre portefeuille, comme le prévoit le contrat de mandat. À la fin du mandat, cet accès est retiré ; vous gardez votre compte et votre historique.
• À la fermeture du compte, nous supprimons ou anonymisons vos renseignements dans un délai raisonnable. Nous conservons seulement ce que la loi nous oblige à garder, par exemple les données de facturation pour la durée exigée par les lois fiscales.
• Les copies de sécurité sont effacées selon leur cycle normal de remplacement.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements :

• Connexion chiffrée (HTTPS) et authentification sécurisée.
• Règles d’accès appliquées par le serveur : chaque portefeuille n’est accessible qu’à son propriétaire et aux collaborateurs invités, selon leur niveau d’accès.
• Clés secrètes conservées dans un coffre sécurisé, jamais dans les pages du site.
• Liens remis aux locataires et aux propriétaires uniques et révocables ; les liens d’approbation expirent après 14 jours et ne sont conservés que sous une forme chiffrée irréversible.
• Accès des fournisseurs limité à ce qui est nécessaire.

Aucune méthode n’est sûre à 100 %. Protégez votre mot de passe et retirez l’accès des collaborateurs qui n’en ont plus besoin.

11. Témoins et stockage local

Lucidimo n’utilise aucun témoin publicitaire ni outil de suivi publicitaire. Le navigateur conserve seulement :

• la session de connexion, gérée par notre fournisseur d’authentification ;
• quelques préférences d’affichage, comme les groupes du menu ouverts ou le forfait choisi avant l’inscription.

Ces éléments sont nécessaires au fonctionnement du Service. Vous pouvez les effacer depuis les réglages de votre navigateur ; vous devrez alors vous reconnecter.

12. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• accéder à vos renseignements personnels et en obtenir une copie ;
• les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à leur utilisation ;
• demander leur suppression, ou la cessation de leur diffusion ;
• recevoir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
• savoir quels renseignements ont été utilisés pour une décision qui vous concerne.

Écrivez à contact@lucidimo.ca depuis le courriel de votre compte. Nous pourrons vérifier votre identité, puis nous répondrons dans un délai de 30 jours.

13. Si vous êtes locataire

Vos renseignements sont saisis et gérés par votre propriétaire ou votre gestionnaire, qui en est responsable. Pour y accéder, les corriger ou les faire supprimer, adressez-vous d’abord à lui.

Vous pouvez aussi nous écrire à contact@lucidimo.ca : nous transmettrons votre demande au propriétaire concerné et l’aiderons à y répondre. Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à recevoir le Relevé 31 par courriel, à l’aide du lien inclus dans chaque envoi.

14. Incidents de confidentialité

Si un accès, une utilisation ou une communication non autorisés de renseignements personnels se produit, nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque de préjudice. Lorsque l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous informons aussi le propriétaire ou le gestionnaire responsable des renseignements touchés. Nous tenons un registre des incidents.

15. Personnes mineures

Le Service s’adresse aux personnes majeures. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur une personne de moins de 14 ans sans le consentement de son parent ou tuteur.

16. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution du Service ou de la loi. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en informerons par courriel ou dans l’application avant son entrée en vigueur.

17. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels : [Nom et fonction à indiquer], Lucidimo.

Courriel : contact@lucidimo.ca · Formulaire : lucidimo.ca/contact