Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Gestion Lucidimo est une entreprise de gestion immobilière qui gère des immeubles locatifs pour leurs propriétaires dans le Grand Montréal (l’« Entreprise », « nous »). Pour gérer ces immeubles, nous utilisons la plateforme Lucidimo.ca.

Cette politique s’applique aux services de gestion immobilière offerts sur lucidimo.ca (anciennement gestionlucidimo.ca), à leurs formulaires, à nos échanges par courriel et par téléphone, et aux mandats de gestion. L’utilisation de la plateforme Lucidimo est couverte par sa politique de confidentialité. Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Cette personne veille au respect de la loi, traite les demandes d’accès, de rectification et de suppression, et tient le registre des incidents de confidentialité.

3. Renseignements recueillis

Visiteurs et prospects (formulaires du site)

• Demande de soumission : nom, courriel, téléphone, type d’immeuble, nombre de logements, adresse ou secteur, message.
• Si vous avez été recommandé par un partenaire (lien partenaire) : le code de ce partenaire. Le partenaire ne voit votre nom que si vous l’acceptez dans votre contrat de mandat.
• Guide gratuit : prénom et courriel.
• Liste de contrôle offerte dans un article du blogue : prénom (facultatif) et courriel.
• Votre choix de recevoir ou non nos conseils par courriel, et la date de ce choix.
• La page du site à partir de laquelle la demande a été envoyée et, s’il y a lieu, le lien ou le site qui vous y a mené (par exemple un partenaire ou une publication).
• Si vous avez accepté nos conseils par courriel : les courriels envoyés et la date de votre éventuel désabonnement.

Propriétaires clients

• Identité et coordonnées, et celles de votre société s’il y a lieu.
• Renseignements sur vos immeubles : adresses, logements, baux, loyers, dépenses, taxes, assurances, travaux et état des composantes.
• Renseignements bancaires pour le versement des loyers et la facturation de nos honoraires.
• Si vous demandez une stratégie de refinancement : renseignements financiers sur l’immeuble et son financement.

Locataires des immeubles gérés

• Nom, courriel, téléphone, bail, loyer, paiements reçus et soldes.
• Demandes d’entretien : description du problème, disponibilités et permission d’entrer.
• Renouvellements de bail : avis transmis et réponse du locataire.
• Relevé 31 : nom et adresse du logement.

Candidats à la location

• Renseignements fournis dans la demande de location : identité, coordonnées, emploi et revenus, références.
• Avec votre consentement écrit seulement : résultat de la vérification de crédit et des références.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins indiquées à la section 4.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Répondre à vos demandes de soumission et vous envoyer le guide demandé.
• Préparer et exécuter nos mandats de gestion : suivi des paiements de loyer, renouvellements de bail selon les règles du Tribunal administratif du logement, entretien, location, comptabilité, Relevés 31 et documents fiscaux.
• Analyser le potentiel des immeubles qui nous sont confiés et préparer, à votre demande, une stratégie de refinancement.
• Sélectionner les candidats à la location, avec leur consentement.
• Vous envoyer des conseils et des nouvelles, seulement si vous l’avez accepté.
• Assurer la sécurité de nos systèmes et respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.

Nous ne vendons aucun renseignement et nous ne faisons pas de publicité ciblée.

5. Consentement

En envoyant un formulaire du site, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour vous répondre et vous transmettre ce que vous avez demandé. Un courriel de confirmation vous est alors envoyé automatiquement.

L’envoi de conseils par courriel demande un consentement distinct, que vous donnez en cochant la case prévue à cet effet. Il s’agit d’une série de 6 courriels sur environ deux mois, suivie de notre infolettre (deux articles par semaine, le mardi et le jeudi). Chaque envoi contient notre adresse postale et un lien de désabonnement en un clic.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à contact@gestionlucidimo.ca. Nous pourrions alors devoir conserver certains renseignements pour respecter la loi (voir la section 9).

6. Communication des renseignements

Nous communiquons des renseignements seulement lorsque c’est nécessaire, et seulement à des personnes ou des fournisseurs tenus à la confidentialité :

Les propriétaires clients ont accès, sur Lucidimo.ca, aux renseignements de leurs propres immeubles et locataires. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, ou dans le cadre d’une transaction commerciale (vente ou fusion), sous réserve d’ententes de confidentialité.

7. Communication hors du Québec

Certains de nos fournisseurs, notamment l’hébergement infonuagique de Lucidimo.ca et l’envoi automatisé des courriels, peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces endroits.

Avant de communiquer des renseignements hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée exigés par la loi (sensibilité des renseignements, finalité, mesures de protection et régime juridique applicable), et nous nous assurons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate.

8. Intelligence artificielle

Nous utilisons l’intelligence artificielle de Lucidimo.ca pour analyser les immeubles : comparer les données d’un immeuble au marché de son quartier et repérer les opportunités. Ces analyses portent sur les immeubles et produisent des estimations indicatives.

Aucune décision concernant une personne, par exemple l’acceptation d’un candidat à la location, n’est prise par un traitement exclusivement automatisé : c’est toujours une personne de notre équipe, ou le propriétaire, qui décide.

9. Conservation et destruction

• Prospects : jusqu’à 2 ans après notre dernier échange, si vous ne devenez pas client, puis destruction.
• Clients et locataires : pendant la durée du mandat de gestion, puis le temps exigé par les lois fiscales et comptables (généralement 6 ans).
• Candidats non retenus : jusqu’à 6 mois après la décision, puis destruction.
• Accès à votre portefeuille Lucidimo : pendant le mandat seulement ; il est retiré à la fin du mandat, et vous gardez votre compte.
• Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements en tout temps, sous réserve de ce que la loi nous oblige à conserver.

10. Sécurité

• Connexion chiffrée (HTTPS) sur tout le site.
• Demandes du site enregistrées dans une base de données dont la lecture est réservée aux administrateurs autorisés de l’Entreprise.
• Mots de passe et clés d’accès conservés dans des coffres sécurisés, jamais dans les pages du site.
• Accès des employés et des fournisseurs limité à ce qui est nécessaire à leur travail.

Aucune méthode n’est sûre à 100 %, mais nous prenons des mesures raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements.

11. Témoins

Le site lucidimo.ca n’utilise aucun témoin publicitaire ni outil de suivi. Seul l’espace d’administration réservé à notre équipe conserve une session de connexion dans le navigateur.

12. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• accéder à vos renseignements personnels et en obtenir une copie ;
• les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement à leur utilisation ;
• demander leur suppression ou la cessation de leur diffusion ;
• recevoir vos renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé ;
• savoir quels renseignements ont servi à une décision qui vous concerne.

Écrivez à contact@gestionlucidimo.ca. Nous pourrons vérifier votre identité, puis nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Si vous êtes locataire d’un immeuble que nous gérons, vous pouvez nous écrire directement ou vous adresser à votre propriétaire.

13. Incidents de confidentialité

Si un accès, une utilisation ou une communication non autorisés de renseignements personnels se produit, nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque de préjudice. Lorsque l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous tenons un registre des incidents.

14. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution de nos services ou de la loi. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous en informerons nos clients par courriel.