5 novembre 2026 · Par Jonas Agbakou, fondateur de Lucidimo

Gestion déléguée : gardez le contrôle de vos revenus

Avec le froid qui arrive, vous vérifiez qui doit déneiger les escaliers extérieurs et les balcons, selon les baux. Pendant ce temps, les loyers restent à suivre et les factures continuent d’entrer. Confier ces suivis à une équipe devient tentant, surtout quand la gestion prend déjà une bonne part de vos semaines.

Je distingue toutefois deux décisions : déléguer les tâches et conserver le contrôle de votre argent. Vous pouvez confier les appels, les interventions et les encaissements sans perdre de vue les sommes perçues, dépensées et remises dans votre compte.

Pour y arriver, je vous propose trois repères concrets : comparer deux offres sur une année complète, définir par écrit quelles dépenses nécessitent votre accord et rapprocher les comptes chaque mois. Avant de confier les clés, demandez au gestionnaire de vous montrer les documents qui permettent ces vérifications, plutôt que de vous décrire seulement son service.

Le vrai enjeu : pouvoir suivre chaque dollar

Confier la gestion de votre immeuble, ce n’est pas renoncer à voir où va votre argent. Pour moi, un mandat doit vous donner accès aux données de votre immeuble sans que vous ayez à les reconstituer à partir de courriels dispersés. Le rapport doit être lisible, et les pièces doivent être faciles à retrouver.

Le reportage de Radio-Canada, Crise SIREG en Ontario : des milliers de personnes touchées, rapporte une crise financière qui touche des milliers de propriétaires et de locataires. À London, des immeubles sont sous-administration judiciaire.

Au Québec, la Lettre ouverte | Pour des mesures contre les abus en gestion immobilière, publiée par Noovo Info, appelle à agir contre les abus. Il s’agit d’une prise de position, pas d’une nouvelle règle québécoise.

Ces nouvelles ramènent votre décision à une exigence concrète : comprendre le coût total du mandat et pouvoir retracer les sommes, que vous ayez un plex, un multilogement ou un condo locatif. Avant de signer, faites inscrire au mandat les documents qui vous seront transmis et la date de leur transmission.

Demandez un exemple de relevé mensuel où figurent séparément :

• les frais de services additionnels;
• les factures payées à même les loyers;
• la réserve conservée pour les dépenses à venir;
• les loyers attendus, mais non encaissés.

Ces postes réduisent les sommes disponibles, mais pas pour les mêmes raisons. Une réserve reste à suivre; un loyer impayé reste à percevoir. Un seul montant intitulé « ajustements » ne vous permet pas de faire cette distinction. Demandez aussi une légende pour les catégories dont le nom ne permet pas de comprendre la nature.

Cinq vérifications avant de confier les clés

Je vous conseille de poser ces bases avant de signer.

1. Préparez une fiche commune. Transmettez aux deux gestionnaires les mêmes renseignements : logements, loyers, baux, entretien prévu et responsabilités de déneigement selon les baux. Précisez si le chauffage est électrique dans les logements ou fourni par un système central, et qui le paie. Joignez la liste des contrats de service qui resteront en vigueur.
2. Comparez une année complète. Demandez un calcul pour douze mois de gestion courante, une relocation et les mêmes services. Faites détailler les frais récurrents, la location, les visites, les déplacements, la coordination des travaux, les majorations sur les factures et les taxes applicables. Additionnez les postes et faites confirmer les exclusions par écrit. Distinguez le coût des services du gestionnaire des dépenses d’exploitation de l’immeuble.
3. Fixez votre seuil d’autorisation. Vous pouvez choisir 500 $ par intervention : c’est une limite de fonctionnement, pas un prix de travaux. Exigez votre accord écrit au-delà. Définissez les interventions urgentes permises, notamment lors d’une entrée d’eau au sous-sol, ainsi que le moyen et le délai pour vous prévenir. Désignez aussi la personne à joindre si vous êtes absent.
4. Vérifiez le circuit des fonds. Demandez où les loyers sont déposés, qui autorise les paiements, quelle réserve est conservée et quand les sommes vous sont remises. Faites préciser comment les fonds de votre immeuble sont identifiés dans les registres. Obtenez un rapport anonymisé accompagné des pièces permettant d’en vérifier les montants.
5. Rapprochez les chiffres chaque mois. Dès le premier mois, comparez le registre des loyers, les preuves d’encaissement, les factures et le versement reçu. Suivez séparément les arrérages et les mouvements de réserve. Pour chaque écart, demandez une explication écrite appuyée par les pièces correspondantes. Inscrivez cette vérification à votre calendrier à la réception du rapport.

Les erreurs qui coûtent cher

Comparer deux prix qui ne couvrent pas le même travail

Pour chaque service du scénario annuel établi plus haut, demandez une mention écrite : inclus, facturé séparément ou exclu. Vérifiez ensuite ce qui déclenche la facturation. Par exemple, les frais de relocation deviennent-ils payables à la publication de l’annonce ou à la signature du bail? Si un logement demeure vacant, quels frais continuent de courir? Une même ligne peut couvrir des tâches différentes d’un mandat à l’autre.

Faites aussi préciser la base du calcul : loyers prévus ou loyers réellement perçus, montant fixe ou montant par intervention. Pour comparer les deux offres, placez leurs postes côte à côte et inscrivez le nombre d’occurrences retenu pour chacun. Vous pourrez alors refaire l’addition vous-même et voir exactement quelle hypothèse explique la différence entre les totaux.

Autoriser des dépenses sans définir ce que le seuil couvre

Une autorisation vague laisse place à plusieurs interprétations. Si une même intervention produit plusieurs factures, chacune peut rester sous votre seuil alors que leur total le dépasse. Faites inscrire au mandat que le seuil s’applique au total de l’intervention, et non à chaque facture isolée. Précisez si ce total comprend les taxes et les frais de coordination du gestionnaire.

Demandez également comment seront traités les ajouts en cours d’intervention. L’autorisation initiale devrait identifier le travail accepté; tout ajout qui fait dépasser la limite convenue doit revenir à la personne désignée. Conservez l’accord avec le dossier de l’intervention, plutôt que dans une conversation séparée impossible à retrouver au moment de vérifier la facture.

Vérifier le dépôt sans vérifier ce qu’il contient

Un versement plausible ne prouve pas que tous les loyers ont été perçus ni que toutes les retenues sont expliquées. Dans le rapprochement décrit plus haut, portez une attention particulière aux opérations à cheval sur deux mois. Un paiement reçu après la fermeture du rapport doit pouvoir être repéré dans le rapport suivant, avec sa date d’encaissement et le mois de loyer auquel il correspond.

Vérifiez aussi les factures marquées « à payer ». Elles ne doivent pas être confondues avec les factures déjà réglées. Pour les corrections, demandez un rapport révisé portant une date de version, plutôt qu’un simple courriel qui modifie un total. Vous conserverez ainsi une trace claire du document utilisé pour fermer le mois.

Un écart de 500 $ à expliquer, pas à deviner

Prenons un exemple fictif. Les loyers attendus d’un immeuble totalisent 6 000 $ pour le mois, mais les encaissements confirmés atteignent 5 500 $. Il reste donc 500 $ de loyers à recevoir. Ce montant doit apparaître dans la liste des arrérages, avec le logement concerné et le suivi prévu.

Regardons maintenant un extrait simplifié du compte, sans solde antérieur ni autre mouvement. Les montants sont des hypothèses de calcul, pas des tarifs proposés ni des prix de travaux :

• Loyers réellement encaissés : 5 500 $.
• Retenue correspondant uniquement aux services de gestion et d’administration du mandat fictif : 1 000 $. Pour vérifier ce poste, rapprochez la facture du gestionnaire des services prévus au mandat et de la retenue inscrite au rapport.
• Nouvelle retenue pour alimenter la réserve convenue : 500 $.

Le versement attendu est donc de 5 500 $ − 1 000 $ − 500 $ = 4 000 $. Comme vu plus haut, la réserve doit être présentée à part. Dans cet exemple, son solde augmente du montant retenu, et le rapport doit permettre de retrouver cette augmentation.

Si le rapport annonce plutôt 4 500 $ à vous remettre, demandez la pièce qui explique cet écart de 500 $, ou un rapport corrigé. Ne présumez pas que le loyer manquant a finalement été encaissé : il faut une confirmation du dépôt. Un montant annoncé n’est pas une preuve d’encaissement.

Je veux voir deux suivis distincts : les 500 $ d’arrérages demandent une démarche de recouvrement documentée; les 500 $ d’écart dans le rapport demandent une vérification comptable. Même montant, mais deux problèmes à régler séparément. Attribuez à chacun une personne responsable et une prochaine action, pour éviter qu’une correction comptable fasse disparaître le suivi du loyer impayé.

Cette semaine, demandez les pièces avant de signer

Je vous conseille de transformer ces vérifications en une fiche de décision d’une page. À côté du nom de chaque gestionnaire, prévoyez trois colonnes : réponse obtenue, document reçu et point à clarifier. Vous pourrez comparer les réponses sans vous fier à votre souvenir des appels. Datez la fiche et conservez les versions des documents sur lesquelles vous basez votre décision.

Transmettez cette fiche aux deux gestionnaires et demandez, dans le même courriel :

• de relier chaque réponse à la clause ou à l’annexe correspondante du contrat proposé;
• de vous montrer, à partir du rapport anonymisé demandé plus haut, comment retrouver une opération et sa pièce justificative;
• de nommer votre interlocuteur pour les questions financières et la personne qui le remplace pendant ses absences.

Si votre immeuble est déjà géré, utilisez le dernier mois terminé pour faire cet exercice. Notez les documents introuvables, les catégories ambiguës et les réponses encore attendues. Envoyez ensuite une seule liste numérotée à votre gestionnaire, avec une date de réponse convenue. Vous aurez un suivi précis à reprendre au prochain échange, plutôt qu’une demande générale de mieux communiquer.

Chez Lucidimo, nous pouvons partir de cette même fiche pour préciser le mandat dont votre immeuble a besoin et les suivis que vous souhaitez conserver. Présentez-nous vos baux, vos contrats de service et vos attentes de reddition de comptes pour discuter d’un mandat adapté à votre immeuble : Obtenir une soumission de gestion gratuite.

Pour aller plus loin : Crise SIREG en Ontario : des milliers de personnes touchées (Radio-Canada) · Lettre ouverte | Pour des mesures contre les abus en gestion immobilière (Noovo Info)

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